Les registres obligatoires des professionnels de l’immobilier

Les registres obligatoires qui peuvent être contrôlés à tout moment par votre caisse de garantie ou un service de l’Etat.

 

 

L’agent immobilier est tenu de tenir des registres pour satisfaire aux obligations de la profession. Ces registres répondent à un modèle précis et doivent être tenu rigoureusement, sous réserve de compromettre l’efficacité des contrats conclus et la rémunération de l’agent.

Dans le cadre de son activité quotidienne, l’agent immobilier doit, outre la détention de sa carte professionnelle, tenir deux à trois registres :

Ils doivent être renseignés avec la plus grande précision afin de conforter la relation contractuelle entre le mandant et le mandataire et assuré la sécurité juridique du contrat signé.

Le registre des mandats : comment ? Pourquoi ?

Vous devez inscrire tous les mandats reçus par ordre chronologique sur un registre unique côté sans discontinuité : le registre des mandats. Il existe un registre spécifique aux mandats de location et de transaction (registre des mandats de transaction) et un registre spécifique aux mandats de gestion (registre des mandats de gestion immobilière).

Pour éviter toute difficulté, la numérotation sera chronologique et évitera de commencer par un numéro « fantaisiste ».

Ces règles de forme de tenue du registre sont prescrites à peine de nullité (relative) du mandat. Ce formalisme vise la seule protection du mandant dans ses rapports avec le mandataire. Mais n’oubliez pas que la nullité du mandat entraine la perte de votre droit à commission ainsi que le droit de demander des dommages-intérêts.

Par ailleurs, le fait de falsifier ce registre en l’antidatant ou le surchargeant constitue un faux en écriture privée ou de commerce.

Acheter un registre :

Le registre répertoire : comment ? Pourquoi ?

Vous devez consigner tous les versements ou remises reçus sur un registre-répertoire relié et côté sans discontinuité et fidèle au modèle fixé par arrêté.

Acheter un registre répertoire : https://pro.tissot.fr/catalogue/registres

N’oubliez pas qu’il est tenu un registre non seulement par le titulaire de la carte professionnelle mais également un pour chaque succursale, agence, bureau sous la responsabilité de la personne qui la dirige.

Il est consigné dans ce registre tous les versements ou remises faits au titulaire de la carte «transactions sur immeuble fonds de commerce» ou «marchand de listes».

Précisons que cette obligation inclut tous « les versements et remises faits au titulaire de la carte », y compris les chèques libellés à l’ordre d’un tiers (le notaire notamment) qu’une partie remet à l’agent immobilier lors de la signature du compromis de vente.

Toute omission, même de bonne foi, est passible de 30 000 € d’amende et 2 ans d’emprisonnement.


 

 

 

 


 

Le mandat conclu hors établissement : un mandat fragile ?

Le mandat conclu hors établissement n’est pas un mandat comme les autres, ne négligez pas l’information précontractuelle.

La notion de vente « hors établissement » a remplacé celle de « démarchage à domicile ». Si la notion d’hors établissement inclut celle du démarchage à domicile, elle a un champ d’application plus large. Le contrat hors établissement vise celui conclu entre :

  • Un professionnel : c’est à dire « toute personne physique ou morale qui agit à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu’il agit au nom et pour le compte d’un autre professionnel »
  • Et un consommateur : a contrario vise « toute personne physique qui agit à des fins qui n’entrent pas dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, libérale ou agricole » dans un lieu qui n’est pas celui ou le professionnel exerce son activité en permanence ou de manière habituelle, et ceci en la présence simultanée des parties.

En votre qualité, d’agents immobiliers, vous êtes concernés dès l’instant où vous démarchez le client, même si celui-ci se rend à l’agence signé le mandat. Dans toutes les hypothèses de prestations hors établissement, vous devez rédiger un mandat qui précisera :

  • l’indication et le nom de l’agent immobilier ;
  • l’indication du lieu de la conclusion du mandat ;
  • la désignation exacte de la mission conférée ;
  • les obligations réciproques à la charge des parties ;
  • le prix de la prestation de service ;
  • les conditions de la renonciation au mandat ;
  • un formulaire détachable du mandat pour formaliser son éventuelle renonciation, par lettre recommandée accusé de réception.

N’oubliez pas également que tant que court le délai de rétractation de 14 jours, vous ne pouvez, en principe, accomplir aucune démarche sauf dans le cas où le client manifeste expressément son accord. Mais, restez vigilant car le contrat peut encore être dénoncé jusqu’au terme des 14 jours !!

Vous avez en principe droit à la rémunération correspondant au montant du service fourni jusqu’à la date ou vous avez été informé de la rétractation.

Cependant, la mise en œuvre de cette règle s’oppose à la loi qui interdit de percevoir toute rémunération tant que la mission n’est pas entièrement réalisée. Par conséquent, si le mandant exerce son droit de rétractation dans ce délai, vous ne serez pas rémunéré pour le travail accompli.

Attention, la sanction est importante : nullité du mandat ou peine d’amende de 150 000 €uros et/ou prison pouvant aller jusqu’à deux ans …. Soyez vigilants !

Récemment, un mandat de vente a été conclu hors établissement (domicile des mandants) sans que l’agent immobilier ne justifie avoir délivré les informations précontractuelles et la remise d’un formulaire de rétractation.

Conséquences : prolongation de 12 mois du délai dans lequel les mandants ont pu, en l’espèce, opposer la nullité du mandat !


 

 

 

 


 

Droit à commission et « personne morale » : attention !

Votre client est une « personne morale » et vous voulez garantir vos droits à commission ?

Attention, les documents juridiques doivent être parfaits !

Faute d’une adéquation entre la délégation de pouvoir signée et le mandat signé, votre droit à commission peut être remis en cause.

Le droit à la rémunération de l’agent immobilier repose sur quatre conditions bien connues :

  • La détention d’un mandat en bonne et due forme
  • La présentation du client
  • La participation active à la négociation
  • La réalisation de l’opération.

A cela s’ajoute la vérification de la qualité de la personne du mandant et plus particulièrement de celle de son représentant.

Le mandant est une « personne morale » donc une société, une association ?

Votre vigilance devra être totale lorsque le mandant est une personne morale. Son représentant a-t-il la pleine capacité pour signer le mandat ?

Vous devez vérifier dans les statuts de la société ou de l’association, les pouvoirs donnés à son ou ses représentants légaux et, au besoin, demander une décision d’assemblée générale autorisant la vente ou l’achat du bien et fixant l’étendue des pouvoirs du représentant.

Reconnaissance d’honoraires :

Dans une affaire récente, les juges ont eu l’occasion de rappeler que non seulement il est impératif que la mention de la commission figurant au mandat soit reprise dans l’engagement des parties (promesse unilatérale de vente) mais aussi que le représentant de la société venderesse soit autorisé par l’assemblée générale à signer une reconnaissance d’honoraires au profit de l’agent immobilier.

Reconnaissance d’honoraires à remplir en ligne : https://pro.tissot.fr/produit/itc-776c-reconnaissance-dhonoraires-eformulaire?cat=869

En l’espèce, l’agent immobilier a été privé de sa commission d’un montant de 500.000 euros !

Dans les faits, une société foncière a donné à un agent immobilier un mandat sans exclusivité pour la vente d’un immeuble, avec honoraires d’intermédiation à la charge du vendeur.

L’agent trouve un acquéreur, la foncière autorise en assemblée générale la vente et donne pouvoir (délégation) à une personne physique pour signer tout contrat ; au prix indiqué.

L’acte authentique est signé quatre mois plus tard mais il ne fait pas mention de la rémunération de l’intermédiaire. Le représentant de la foncière signe une reconnaissance de dette d’honoraires au profit de l’agent immobilier et verse un acompte de 50.000 euros. Ce contrat ne sera pas opposable à la foncière qui n’a pas donné la capacité au représentant de signer un tel engagement.